Создание чёткого алгоритма действий музея по осуществлению приобретения произведений (предметов) культурно-исторического и природного наследия и современного искусства через Экспертно-закупочную комиссию Департамента является залогом успешной работы Комиссии, рационального использования целевых финансовых средств, выделяемых Департаментом на эти цели, и повышения качества комплектования музейных фондов.
Задачей работы Комиссии, помимо собственно закупки произведений, является развитие у сотрудников музеев навыков ориентирования в процессах, происходящих на антикварном и художественном рынке, избирательного подхода к комплектованию заявок на приобретение произведений (предметов) культурно-исторического и природного наследия и современного искусства, юридически грамотной работы с учётной и экспертной документацией.
В работе Экспертно-закупочной комиссии Департамента культуры города Москвы (далее – Департамент) по приобретению произведений (предметов) культурно-исторического и природного наследия и современного искусства (далее –ЭЗК ДК) со стороны музея на подготовительном этапе принимают участие директор или заместитель директора по научной работе, главный хранитель и (или) хранители соответствующих фондов; непосредственно на заседании ЭЗК ДК – один из перечисленных сотрудников.
Указанные сотрудники отвечают за подбор предметов, предназначенных к закупке, переговоры с владельцами предметов об их цене, сбор соответствующего пакета документов и их соответствие требованиям «Регламента работы Экспертно-закупочной комиссии Департамента культуры города Москвы по приобретению произведений (предметов) культурно-исторического и природного наследия и современного искусства» и находятся в постоянном консультационном контакте с ответственным секретарём ЭЗК ДК и, в случае необходимости, с сотрудниками ГБУК города Москвы «Московский центр музейного развития» (далее МЦМР) и членами ЭЗК.
Предметом закупки может являться любой культурно-исторический объект (коллекция объектов) - произведение изобразительного и декоративно-прикладного искусства, историческая реликвия или мемория, печатное издание или рукопись, предмет быта, памятник природы и т.п., являющийся культурной ценностью и соответствующий профилю музея. Предмет, не являющийся культурной ценностью, но соответствующий профилю музея и необходимый для научных и (или) экспозиционно-выставочных целей, также может быть представлен для приобретения в научно-вспомогательный фонд.
Приобретение предметов закупки может осуществляться музеем различными способами: за счёт средств, предусмотренных государственным заданием музея, за счёт средств музея от приносящей доход деятельности или других внебюджетных средств, а также за счёт средств, выделяемых Департаментом в соответствии с решением ЭЗК ДК.
Процесс подготовки к заседанию ЭЗК ДК и представление предмета закупки на ЭЗК ДК едины во всех случаях (кроме случаев приобретения предметов за счёт средств музея стоимостью до 400 тысяч рублей).
Подготовка музея к заседанию ЭЗК Департамента состоит из следующих шагов:
- отбора предметов; обсуждения и принятия по ним решения на Экспертной фондово-закупочной комиссии музея (далее – ЭФЗК музея);
- сбора пакета документов, включающего: протокол ЭФЗК музея, экспертное заключение, акт приёма предмета на временное хранение, отчёт о невозможности или нецелесообразности иных способов определения поставщика, документы, подтверждающие полномочия экспертов;
- представления пакета документов в Департамент и ЭЗК ДК.
При подготовке к участию в заседании ЭЗК ДК специалистам музея необходимо отобрать предметы, которые будут представлены на закупку.
Отбор предметов осуществляется путём работы с частными коллекционерами и художниками (либо их наследниками), посещения и изучения товарного ассортимента антикварно-художественных магазинов и галерей, участия в аукционах и выставках-продажах как в России, так и за рубежом.
При подготовке к участию в заседании ЭЗК ДК музеи могут проводить предварительные консультации с сотрудниками других музеев, ответственным секретарём ЭЗК ДК, сотрудниками МЦМР, членами ЭЗК ДК по анализу ситуации на антикварно-художественном рынке, подбору и предварительной атрибуции предметов, выяснению их провенанса и другим вопросам, связанным с подготовкой к заседанию ЭЗК ДК.
Члены ЭЗК ДК в случае необходимости осуществляют предварительное посещение музея для осмотра предметов, представляемых на заседание ЭЗК ДК. Такие посещения необходимы в ситуации объективной невозможности представления оригинала предмета на заседании ЭЗК ДК (из-за крупных габаритов, высокой страховой стоимости или в случаях, когда видео-презентация не в состоянии дать полное представление о предмете).
Письмо-заявка в свободной форме на имя Руководителя Департамента за подписью директора музея с изложением просьбы о приобретении предмета или предметов с чётким обоснованием и указанием источника финансирования направляется по ЭДО в Департамент культуры с приложением пакета документов (пп.2.4-2.6), не дожидаясь назначения даты ЭЗК ДК . В письме должна быть указана кандидатура представителя музея на заседании ЭЗК.
Представляемые на закупку предметы могут рассматриваются на заседании ЭФЗК музея в два этапа. Порядок рассмотрения определяется дирекцией и ЭФЗК музея.
На первом этапе - на основании доклада сотрудника, представляющего предмет, принимается принципиальное решение о необходимости его приобретения и проведении независимой экспертизы и оценки в той или иной экспертно-оценочной организации или у независимого эксперта.
На втором этапе – после получения экспертного заключения – принимается окончательное решение: ходатайствовать перед Департаментом культуры города Москвы о приобретении предмета за счёт целевых средств, выделяемых Департаментом, либо – приобрести предмет на средства, выделенные музею в рамках государственного задания.
В пакет документов, представляемых в ЭЗК ДК, входит только окончательный протокол, подписанный всеми членами ЭФЗК музея и утверждённый директором музея (1 экземпляр).
После принятия ЭФЗК окончательного решения о приобретении предмета, предмет должен находиться в музейном хранилище вплоть до заседания ЭЗК ДК.
Хранение предмета осуществляется в соответствии с «Инструкцией по учёту и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР», утверждённой приказом Министерства культуры СССР от 17.07.1985 г. №290 и оформляется актом приёма на временное хранение, согласно приложению 2 Инструкции. Один экземпляр акта выдаётся на руки владельцу предмета, другой – входит в пакет документов, представляемых в ЭЗК, третий хранится в музее.
После первого этапа рассмотрения предмета на ЭФЗК музей обращается по своему выбору в независимую экспертно-оценочную организацию или к независимому эксперту-оценщику для получения экспертного заключения. Перед непосредственным обращением в соответствии со ст. 41 ФЗ №44 необходимо запросить у организации или эксперта полномочия (лицензия, аттестация) на проведение экспертизы. Копия подтверждающих документов представляется в ЭЗК ДКв качестве приложения к экспертному заключению.
Экспертное заключение должно соответствовать всем требованиям, предъявляемым п.2.2.2. «Регламента работы Экспертно-закупочной комиссии Департамента культуры города Москвы по приобретению произведений (предметов) культурно-исторического и природного наследия и современного искусства», утверждённого Приказом Департамента культуры № 919 от 11.11.2014 .
Копия экспертного заключения представляется в ЭЗК ДК, подлинник хранится в музее.
Для проведения экспертизы и оценки предметов музеи обращаются в независимые экспертно-оценочные организации или к независимым экспертам, соответствующим требованиям предъявляемым п.2.2.2. «Регламента работы Экспертно-закупочной комиссии Департамента культуры города Москвы по приобретению произведений (предметов) культурно-исторического и природного наследия и современного искусства», утверждённого Приказом Департамента культуры № 919 от 11.11.2014 по усмотрению музея.
Цифра в заключении об оценке предмета не может быть скорректирована ЭЗК ДК в сторону увеличения. Эта цифра должна фигурировать и в протоколе ЭФЗК музея.
Отчёт о невозможности или нецелесообразности иных способов определения поставщика составляется в свободной форме после получения экспертного заключения и на его основании, а также на основании фактического отсутствия в фондах музея предлагаемого на закупку предмета как такового в силу его уникальности, либо аналогичных, и анализа необходимости его приобретения с учётом перспективы развития музея.
Пакеты документов направляются по системе ЭДО в канцелярию Департамента культуры города Москвы; по электронной почте – в МЦМР - в течение года, но не позднее, чем за две недели до назначенной даты заседания ЭЗК ДК. Заявки, поступившие позже указанного двухнедельного срока на назначенном заседании ЭЗК ДК не рассматриваются. Пакеты документов на электронном носителе передаются ответственному секретарю ЭЗК ДК.
Получив уведомление о дате заседания ЭЗК ДК, музей направляет пакет документов (п.2) и готовит доклад, исходя из предоставленного ЭЗК ДК музею хронометража. Доклад может быть устным, с демонстрацией оригиналов предметов; в форме видео-презентации с устными пояснениями и демонстрацией оригиналов предметов или без таковой.
Доклад должен быть кратким (не более 50% хронометражного времени), содержать характеристику предмета, сведения о его провенансе, об авторе или школе; обоснование необходимости его приобретения для музея и перспективы научно-исследовательской и выставочной работы с предметом на ближайшее время и в будущем. Если предмет нуждается в реставрации, необходимо в двух-трёх предложениях изложить программу действий по консервации и перспективу реставрации предмета.
Докладчик должен быть готов ответить на любые вопросы, связанные с приобретением предмета, его характеристиками, провенансом и состоянием сохранности; а также с концепцией комплектования музея и содержанием конкретного фонда.
Показ оригиналов предметов на заседании предпочтителен.
После реализации контракта о приобретении предмета музей обязан представить в Департамент и в ЭЗК ДК копии экспертного заключения, подтверждающего факт соответствия предмета заявленным в контракте требованиям. Для получения подтверждающего экспертного заключения музей обращается в федеральные музеи Российской Федерации, федеральные научные и реставрационные центры, независимые экспертные организации и к независимым экспертам, аттестованным Министерством культуры Российской Федерации. Подлинник подтверждающего экспертного заключения хранится в музее.
Исходя из опыта работы и анализа действующего законодательства и подзаконных нормативных актов «Регламент работы ЭЗК ДК» нуждается в корректировке.
Атрибуционная экспертиза предметов должна быть проведена только ПОСЛЕ их закупки, причём именно внешняя, то есть с привлечением сторонних специалистов; заключение её прилагается к отчёту об исполнении контракта. Экспертно-оценочное заключение согласно Регламенту должно было отражать не только заключение по предметам закупки, но и вывод об оценочной стоимости предметов (это было сделано с целью сокращения расходов и проведения экспертизы предметов до закупки и их оценки одним действием в экспертно-оценочных учреждениях, при том, что такая экспертиза все равно не могла бы зачитываться в качестве экспертизы, «закрывающей» исполнение контракта.
В соответствии с действующим законодательством в рамках обоснования цены контракта – оценка должна быть проведена, но в форме отчёта об оценочной стоимости, а не в форме заключения, и должна быть приложена к комплекту документов ДО заключения контракта и храниться, соответственно, после его исполнения у заказчика. Отчёт об оценке заказчик (в нашем случае – музей) вправе провести своими силами на основании статьи 22 ФЗ№44, с применением указанных в данной статье методик по расчёту стоимости (цены) контракта или без таких методик, но в соответствии с правилами указанной статьи. Однако при неправильной оценке и при неправильно выбранной методике заказчик может нарушить требования Закона, что приведёт к неблагоприятным последствиям. В связи с этим рекомендуется прибегнуть к помощи специалистов, а именно – независимых оценщиков или оценочных организаций, отчёт которых и использовать при заключении контракта.
